So optimieren Sie Ihre interne Unternehmenskommunikation

Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Unternehmensstruktur.

Zugleich trägt sie maßgeblich zur Etablierung einer leistungsfördernden und motivierenden Unternehmenskultur bei.

Die interne Unternehmenskommunikation kann dabei als der permanente Dialog des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern und Führungskräften verstanden werden.

In diesem Sinn kann eine funktionierende interne Kommunikation gezielt als unternehmerischer Erfolgsfaktor eingesetzt werden.

Hierzu ist es wichtig zu wissen, was diese eigentlich ist und welchen Zielen sie dabei dient.

Was ist eigentlich die interne Unternehmenskommunikation?

Der Begriff beschreibt alle unternehmensinternen Strukturen und Maßnahmen zur kommunikativen Verknüpfung der einzelnen Unternehmensteile und ihrer Mitarbeiter.

Die interne Kommunikation beeinflusst dabei unmittelbar die Qualität der unternehmerischen Ergebnisse.

Sie dient der Verbesserung der internen Abläufe und Strukturen von Unternehmen.

Sie ist dabei auch ein ganz wesentliches Instrument, um unternehmensinterne Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern.

Weiterhin ist eine funktionierende interne Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung für engagierte und motivierte Mitarbeiter und kann einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der Arbeitsleistung beisteuern.

Sie kann ebenfalls einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung einer positiven Führungskultur leisten, in der Mitarbeiter durch Anerkennung und Einbindung bestärkt werden.

In diesem Sinn ist Sie auch ein wichtiger Baustein bei der Etablierung einer gelebten Corporate Identity.

Und warum sollten Unternehmen die interne Kommunikation strategisch angehen?

Zu kommunizieren liegt in der Natur von uns Menschen. Dies heißt jedoch nicht, dass wir in Gemeinschaften und Organisationen automatisch eine optimal funktionierende Kommunikationsstruktur bilden.

Hierfür ist unser Kommunikationsverhalten auf der einen Seite zu stark von individuellen Dispositionen und auf der anderen Seite von tradierten Kommunikationsstrukturen geprägt.

Von daher besteht die Aufgabe, die Kommunikation im Unternehmen strategisch zu gestalten und in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen einzusetzen.

Der Ausgangspunkt für die Entwicklung einer funktionierenden internen Kommunikation ist dabei immer die Frage, was das strategische Ziel eben dieser ist. Hierbei gibt es eine ganze Reihe interessanter Aufgabenfelder:

1.) Ein wichtiges Ziel kann, wie bereits erwähnt, die Verbesserung der von den Mitarbeitern und Führungskräften gelebten Corporate Identity sein.

2.) Die interne Kommunikation kann aber auch als ein Element des Change Managements verstanden und eingesetzt werden.

3.) Die Interne kann ebenfalls als wichtige Stütze für die Themen Ausbildung und Weiterbildung/Fortbildung eingesetzt werden.

4.) Eine gut funktionierende interne Kommunikation leistet einen wichtigen Beitrag für eine erfolgreiche Forschungs- und Entwicklungsarbeit.

5.) Und schließlich kommt die interne Kommunikation immer in unternehmerischen Krisenzeiten zum Einsatz und trägt, im Idealfall, zur Überwindung eben dieser bei.

Und welche Instrumente stehen Unternehmen für ihre interne Kommunikation zur Verfügung?

Firmen steht ganz grundsätzlich eine große Auswahl an internen Kommunikationsmitteln zur Verfügung.

Dabei sollte man sich immer darüber im Klaren sein, das die Kommunikation in Unternehmen immer nach einer unternehmensspezifischen Kommunikationskultur stattfindet.

Diese spezifischen Kommunikationsregeln sind in der Regel historisch gewachsen und/oder auf bewusste Entscheidungen in der Vergangenheit zurückzuführen.

Demzufolge gibt es auch nicht das eine universelle Konzept für eine funktionierende interne Kommunikation.

1.) Die informelle Vis-à-vis-Kommunikation

In allen Organisationen ist das informelle Gespräch unter Kollegen die Grundlage für einen funktionierenden Wissens- und Informationsaustausch.

Hierbei werden Ideen für die Nutzung von Synergieeffekten geboren und Probleme unkompliziert gelöst, bevor diese die hierarchische Eskalationsleiter emporklimmen.

Die informelle Kommunikation kann dabei sogar von Führungskräften zielgerichtet als Management-by-walking-around-Methode eingesetzt werden, um den Kontakt zu den Mitarbeitern gewissermaßen auf dem „kleinen Dienstweg“ zu halten.

Dabei gibt es ein universelles Kontaktmittel, dessen positive Wirkung für die Motivation und den Zusammenhalt im Unternehmen nicht genug geschätzt werden kann: guter Kaffee.

Und der steht und fällt, wie ich aus meinen eigenen Erfahrungen im Laufe der Zeit weiß, mit der Qualität der Kaffeemaschine.

Hierfür gibt es mittlerweile auch sehr interessante Komplettlösungen, zum Beispiel vom Tchibo Coffee Service, der eine sehr unkomplizierte Kaffee-Rundumversorgung bietet.

2.) Die formelle Vis-à-vis-Kommunikation

Neben der informellen, direkten Kommunikation sind die verschiedenen Formen der formellen, gewissermaßen „offiziellen“, direkten Kommunikation, eine wesentliche Säule des kommunikativen Geschehens im Unternehmen.

Hierzu zählen insbesondere die verschiedenen Arten von Besprechungen und Jour Fixes, aber auch das Mitarbeitergespräch.

Erstere sind, wie wir alle wissen, oftmals Segen und Fluch zugleich. Auf der einen Seite können viele Entscheidungen nur im Rahmen von Besprechungen diskutiert und beschlossen werden.

Auf der anderen Seite können Sie sich auch zu einem Ritual und damit Selbstzweck entwickeln, welches die kostbare Ressource Zeit über die Maßen beansprucht.

3.) Die „klassischen“ Kommunikationsmittel

E-Mail, Telefon und Fax bilden in der einen oder anderen Nutzungsintensität die selbstverständliche technische Grundlage einer jeden internen Unternehmenskommunikation.

Doch auch hier liegen, insbesondere beim Thema E-Mail, Freud und Leid manchmal sehr eng beieinander.

Viele von uns kennen sicherlich die „Freude“, die von hohen zweistelligen oder gar dreistelligen Zahlen an unbeantworteten E-Mails ausgeht.

Letztendlich kann es dafür aber kein unternehmensweites Handlungskonzept geben. Dies kann jeder Mitarbeiter nur individuell steuern, zum Beispiel indem er sich ganz bewusst aus Verteilerkreisen ausklingt.

Ein weiteres und durchaus sehr effektives Kommunikationsmittel ist die Videokonferenz (Skype-Konferenz).

4.) Die „neuen“ Kommunikationsmittel

Auch die interne Kommunikation geht mit der Zeit und es kommen neue technische Möglichkeiten, wie der Chat, Instant Messaging oder auch Apps für Mitarbeiter und Führungskräfte, hinzu.

Unternehmen sind sicherlich gut beraten, sich weder diesen neuen technischen Möglichkeiten von vorne herein zu verschließen, noch ohne eine Nutzenabwägung sofort im Unternehmen zu integrieren.

Schließlich müssen diese in letzter Konsequenz von den Mitarbeitern angenommen werden. Und das in Konkurrenz zu den bereits verwendeten Kommunikationsmitteln.

5.) Von der Hauszeitung bis zum Intranet

Die bisher beschriebenen Kommunikationsmittel betreffen hauptsächlich den Austausch zwischen Gesprächspaaren oder kleinen Gruppen.

Mit der Hauszeitung, auch bekannt als Unternehmenszeitung oder Mitarbeiterzeitung, steht Unternehmen ein Instrument zur Verfügung, um alle Mitarbeiter gleichermaßen zu erreichen und in die gemeinsame Verfolgung der Unternehmensziele einzubinden.

Dabei kann die Hauszeitung sowohl in der klassischen gedruckten Form erscheinen, als auch über das Intranet kommuniziert werden.

Ob man als Unternehmen (auch) auf die Printvariante setzt, ist sicherlich ganz wesentlich eine Frage der Kosten.

Neben der Kostenersparnis spricht für die rein digitale Form allerdings auch die hohe Aktualität, die digital prinzipiell möglich ist.

Wer schreibt hier eigentlich und warum?

Mein Name ist Peter Demmler und ich veröffentliche auf www.consultingunternehmen.net seit 2012 regelmäßig Blogbeiträge rund um die Themen Wirtschaft, Gesellschaft, Politik, Geschichte, Unternehmensberatung, Karriere und Büroarbeit.

Als bekennender, zeitgeist- und massenkritischer Freidenker interessiere ich mich insbesondere für alle aktuellen Entwicklungen, die einen grundlegenden Einfluss auf unser gemeinschaftliches Zusammenleben ausüben.

Das selbstständige Denken ist die wichtigste Ressource, die wir Bürger im 21. Jahrhundert haben. Lassen Sie uns gemeinsam alles dafür tun, den noch bestehenden Spielraum hierfür zu erhalten und erneut zu alter Geistesgröße auszubauen.

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