Prozessberatung – Alles was Sie dazu wissen müssen

Die Prozessberatung ist eines der vier klassischen Beratungsfelder. Der Trend im Bereich der Unternehmensberatung scheint sich langsam von der Strategie- und Managementberatung zu eben dieser zu wandeln.

Zwar steht die Strategie- und Managementberatung nach wie an erster Stelle im Bereich der Unternehmensberatung („Königsklasse“ der Beratung), doch ist ein gewisser Paradigmenwechsel zu beobachten.

Hieß es früher noch „structur follows strategy“ (Struktur folgt der Strategie, Chandler 1962), werden heute Prozesse als zentrale Schnittstelle zwischen Strategie und Struktur (in Form der Aufbau- und Ablauforganisation) betrachtet und gewinnen immer mehr an Bedeutung. „Process follow strategy, structure follows process.“

Abgrenzung zu anderen Beratungsfeldern

Die Strategie- und Managementberatung beschäftigt sich in der Regel mit der Überprüfung und Gestaltung von Geschäftsmodellen und Geschäftsfeldern.

Die Prozessberatung bewegt sich im Rahmen der gegebenen Potenziale des Unternehmens und konzentriert sich dabei auf „Operations“ und „Performance“.

Ausgangspunkt ist die Strategie des Unternehmens, das heißt, es sollen Antworten auf die Frage gefunden werden, wie die vom Unternehmen definierten Sach- und Dienstleistungen effizienter und effektiver produziert und angeboten werden können.

Im Gegensatz zur IT-Beratung, die sich vordergründig mit der Überprüfung und Gestaltung von IT-Architekturen, IT-Strukturen und Applikationen befasst, definiert die Prozessberatung Geschäftsanforderungen an die IT.

Das heißt, wo diese auf das Strategiekonzept eines Unternehmens aufsetzt, setzt die IT-Beratung auf dem Prozess- und Organisationskonzept des Unternehmens auf.

Die Prozessberatung ist in Abgrenzung zur Human-Resources-Beratung, die sich hauptsächlich mit der Überprüfung und Gestaltung der Soft Facts (Personalbedarfsplanung, Auswahl, Entwicklung, Beurteilung, Vergütung et cetera) befasst, eher an Hard Facts interessiert.

In diesem Zusammenhang liefert sie die Anforderungen an die Mitarbeiter und das HR-Konzept eines Unternehmens.

Dennoch steht im Rahmen der Prozess- und Organisationsentwicklung zunächst der Mensch grundsätzlich im Mittelpunkt der Beratung.

Zum Begriffsverständnis von Prozessberatung und Organisationsberatung

Die Begriffe sind manchmal schwer voneinander abzugrenzen. Beide Begriffe werden zum einen synonym verwendet und zum anderen macht man unterschiedliche Bedeutungen an ihnen fest.

So wird Prozessberatung einerseits im technischen Sinne verstanden, wie unten für den Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie kurz dargestellt, und andererseits Prozessberatung synonym zur Organisationsberatung verwendet.

Aber auch im Verständnis von Organisationsberatung gibt es Unterschiede: Zum einen wird Organisationsberatung im klassisch technischen Sinne verstanden, in dem nicht nur Menschen, sondern auch Maschinen, Verfahren und Prozesse im Vordergrund stehen.

Insofern können hier Prozessberatung und Organisationsberatung synonym verwendet werden, wenn sich beide Begrifflichkeiten auf einen technisch strukturellen Aspekt beziehen.

So eine Beratung wird als Fach- und Expertenberatung verstanden. Zum anderen wird Organisationsberatung in einem sozio- und psychologischen Zusammenhang verwendet, in dem der Mensch ausschließlich im Vordergrund steht und als Instrument zur „Hilfe zur Selbsthilfe“ charakterisiert wird.

Soll Prozessberatung in diesem Zusammenhang synonym verwendet werden, dann stehen im Fokus der Beratung nicht mehr (informations-)technische sondern interaktionistische zwischenmenschliche Prozesse.

Hierbei handelt es sich dann auch nicht mehr um Fach- oder Expertenberatung im technischen Sinne.

Die Klassische Prozessberatung

Gegenstand der klassischen Prozessberatung ist grundsätzlich die Geschäftsprozessoptimierung.

Sie beabsichtigt vor allem auf die Verbesserung der Prozesse mit dem Ziel der Qualitätsverbesserung und/oder der Vereinfachung von Prozessen einzuwirken.

Prozessberater werden regelmäßig mit Fragen konfrontiert, die vor allem Unternehmen bewegen, deren Geschäftsprozesse im Wesentlichen von Informations- und Kommunikationstechnologien abhängen. Solche Fragen können sein:

– Welche Unternehmensprozesse sind als erfolgskritisch anzusehen?

– Welche Anforderungen müssen diese Prozesse erfüllen, um zum Unternehmenserfolg beizutragen?

– Welche, möglichst langfristigen, Effektivitätsgewinne lassen sich durch Prozessautomatisierung im Unternehmen erzielen?

– Sollen im Zuge der Modularisierung von Elementen der Produktion und Produkten auch Prozesse modularisiert werden und im Bedarfsfall erst aktiviert werden?

Prozessberater sollten vor allem konzeptions- und umsetzungsstark sein. Das heißt, genauso wichtige wie die übergeordnete Unternehmensstruktur, ist die Implementierung und Realisierung dieser Architektur bis ins letzte Glied des Unternehmens.

Der Prozessberater begleitet die Umsetzung der Unternehmensarchitektur bis in die konkreten Abläufe, Verantwortungsbereiche und zum Teil bis zur Anpassung und Formulierung der Stellenbeschreibungen des Unternehmens.

Dabei muss der Berater Brückenbauer zwischen der theoretischen und konzeptionellen Ideallinie und der praktischen Machbarkeit vor Ort sein.

Die Organisationsberatung

Grundannahme der Organisationsberatung ist, dass sich die Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit von Organisationen und die Humanisierung der Arbeitswelt gegenseitig bedingen.

Organisationsberatung könnte man grob als die Hinzuziehung eines Beraters bezeichnen, der die Aufgabe hat, Fakten und Informationen zu sammeln, zu analysieren und gegebenenfalls konkrete Ratschläge zur Verbesserung vorzulegen.

Im Unterschied dazu ist Organisationsentwicklung ein Konzept zur Umsetzung des sozialen Wandels in einer Organisation von innen heraus. Organisationsentwicklung geschieht von inneren heraus und Organisationsberatung von außen durch einen externen Berater.

Die Klassische Organisationsberatung

Die klassische Organisationsberatung im technischen Sinne beschäftigt sich mit Fragen der Informations- und Arbeitsläufe, untersucht Informationsspeicher und -bearbeiter sowie die Effizienz und Effektivität von Vorgängen innerhalb von Organisationen.

Ziel der klassischen Organisationsberatung ist die Output-Optimierung des Unternehmens. Im Fokus stehen daher nicht nur Menschen, sondern auch Maschinen, Verfahren, Orte und Prozesse.

Sozio- und psychologische Organisationsberatung

Die sozio- und psychologische Organisationsberatung dagegen zielt auf eine Verbesserung der Kommunikations-, Kooperations- und Organisationsfähigkeit von Teilsystemen einer Organisation (zum Beispiel Teams, Abteilungen, Projektgruppen et cetera) oder der Gesamtorganisation ab.

Im Fokus steht vor allem der Mensch und die Frage, wie das vorhandene Entwicklungspotential in einer Organisationseinheit zur Output-Optimierung nutzbar gemacht werden kann.

Im Rahmen der sozio- und psychologischen Organisationsberatung sollen die organisationalen, strukturellen und persönlichen Vernetzungen der Organisationsmitglieder sichtbar und bewusst gemacht werden.

Diese Erkenntnis sollen die Organisationsmitglieder anschließend in zweckmäßiges Handeln umsetzen.

Die Aufgaben eines Organisationsberaters

Die Organisationsberatung basiert, wie bereits oben angedeutet, auf der Annahme, dass die Leistungsfähigkeit einer Organisation durch die Lösung interpersoneller Probleme gesteigert werden kann.

Daher ist es die Aufgabe von Organisationsberatern, Aufgaben und Kompetenzen im Unternehmen zu konkretisieren, Interessen der Betroffenen zu klären, Funktionen und Rollen im Team zu verdeutlichen, Barrieren sichtbar zu machen, die Konfliktfähigkeit der Organisationsmitglieder zu fördern und neue Verständigungswege zwischen den Organisationsmitgliedern zu finden.

Darüber hinaus analysieren Organisationsberater Entscheidungsprozesse im Unternehmen sowie Entwicklungsprozesse innerhalb und zwischen Gruppen der Organisation.

Im Gegensatz zur klassischen Organisationsberatung geben sozio- und psychologische Organisationsberater keine Ratschläge oder führen direkte Interventionen durch, sondern verstehen ihre Tätigkeit im Sinne der „Hilfe zur Selbsthilfe“, so dass Klienten ihre Probleme und Anliegen selbstständig angehen und lösen können.

Grundsätzlich grenzen sich die Prozessberatung und die Organisationsberatung im sozio- und psychologischen Sinne von der Gutachter-, Fach- oder Expertenberatung ab.

Da die Fachkompetenz zur Lösung von Problemen weitgehend in der Organisation vorhanden ist, sollen durch die Beratung Lernprozesse bei den Beteiligten ausgelöst werden, mit dem Ziel die bereits vorhandenen Kompetenzen zur Zielerreichung (wieder) nutzbar zu machen.

Daher orientiert sich Prozess- und Organisationsberatung in diesem Sinne eher an der Weiterentwicklung (Optimierung) der Organisation und erst nachgeordnet an den Inhalten.

Wer schreibt hier eigentlich und warum?

Mein Name ist Peter Demmler und ich veröffentliche auf www.consultingunternehmen.net seit 2012 regelmäßig Blogbeiträge rund um die Themen Wirtschaft, Gesellschaft, Politik, Geschichte, Unternehmensberatung, Karriere und Büroarbeit.

Als bekennender, zeitgeist- und massenkritischer Freidenker interessiere ich mich insbesondere für alle aktuellen Entwicklungen, die einen grundlegenden Einfluss auf unser gemeinschaftliches Zusammenleben ausüben.

Das selbstständige Denken ist die wichtigste Ressource, die wir Bürger im 21. Jahrhundert haben. Lassen Sie uns gemeinsam alles dafür tun, den noch bestehenden Spielraum hierfür zu erhalten und erneut zu alter Geistesgröße auszubauen.

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