Betriebliche Kennzahlen und Kennzahlensyteme spiegeln das Geschehen einer Organisation wider und dienen häufig als wichtige Entscheidungsgrundlage – auch im Handwerk. Schon in kleinen und mittleren Betrieben ereignen sich tagtäglich Hunderte von Geschäftsvorfällen.
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Viele von diesen laufen ganz selbstverständlich ab und werden im Normalfall von Sachbearbeitern erledigt. Andere wiederum haben strategische Bedeutung und wirken in die Zukunft. Damit die Vielzahl an Geschäftsvorfällen transparent und kontrollierbar bleibt, ist es notwendig, innerhalb des Unternehmens ein Kennzahlensystem aufzubauen. Die Unternehmensprozesse werden dadurch abgebildet und sichtbar gemacht.
Kennzahlen sind also Teil eines Regelkreises, mit dessen Hilfe die Aktivitäten eines Handwerksbetriebes gesteuert werden sollten. In diesem Zusammenhang muss auch klar sein, dass der Definition, Auswahl, Messung und Anwendung von Kennzahlen eine zentrale Bedeutung zukommt. Es müssen die für das jeweilige Unternehmen richtigen Bezugsgrößen ermittelt und definiert werden. In diesem Zusammenhang gilt es zu überlegen, welche Kennzahlen im eigenen Unternehmen genutzt werden und was diese abbilden.
Arten von Kennzahlen
Kennzahlen, die nur für sich alleine stehen, haben wenig Aussagekraft. Erst durch Vergleiche und Verhältnisangaben entsteht Information und damit Wissen. Allgemein kann unterschieden werden zwischen absoluten und relativen Zahlen. Absolute Zahlen können sein: der Preis, der Umsatz, der Cashflow, die Bilanzsumme usw. Diese Zahlen reichen vielfach nicht aus, um als Entscheidungsgrundlage zu dienen. Deshalb ist es notwendig, Verhältniszahlen zu bilden, wie z.B. Eigenkapitalquote, ROI, Fortbildungsstunden je Mitarbeiter, Fehlerquote usw.
Zeitlicher Bezug von Kennzahlen
Die Aussagekraft kann gesteigert werden, wenn die Zahlen in Beziehung zur Zeit gesetzt werden, wie z.B. Entwicklung des Lagerbestandes in den letzten vier Jahren, Umsatzentwicklung der vergangenen drei Jahre, Anzahl von Kundenreklamationen usw. Wichtig ist jedoch, dass sich die Kennzahlen sowohl auf die Vergangenheit als auch auf die Zukunft eines Unternehmens beziehen. In diesem Zusammenhang kann zwischen Frühindikatoren und Spätindikatoren unterschieden werden.
Frühindikatoren sind Kennzahlen, die auf die Zukunft gerichtet sind, und haben erhebliche strategische Bedeutung. Sie geben Auskunft darüber, ob ein Unternehmen auch in Zukunft seine Ziele erreichen kann. Eventuelle unerwünschte Entwicklungen können somit rechtzeitig erkannt werden, und es bleibt noch Zeit zum Gegensteuern. Frühindikatoren sind meistens sehr individuell auf das Unternehmen bezogen. Solche Indikatoren können für die verschiedenen Unternehmensbereiche definiert werden, wie z.B. den Finanzbereich, die Materialwirtschaft, den Absatzbereich, die Produktion, das Personalwesen, die Forschung usw.
Spätindikatoren hingegen sind vergangenheitsorientiert. Sie zeigen auf, inwieweit die Ziele erreicht worden sind und die Strategien gut oder weniger gut waren. Viele klassische Kennzahlensysteme, die in Unternehmen eingesetzt werden, setzen sich größtenteils aus Spätindikatoren zusammen, so z.B. Umsatz, Gewinn, Marktanteil usw.
Messung von Kennzahlen
Kennzahlen sollen ein Spiegelbild der Unternehmensrealität darstellen. Aus diesem Grunde muss gewährleistet sein, dass die im Handwerksbetrieb zugrunde liegenden Daten korrekt sind. Um dies sicherzustellen, ist die Berücksichtigung folgender Faktoren wichtig:
– Quellen: Woher kommt das Datenmaterial? Müssen Zahlen bearbeitet werden? Werden sie vom System automatisch generiert? usw.
– Aktualität: Wie oft muss die Kennzahl ermittelt werden, damit der zeitliche Bezug möglichst aktuell ist?
– Verlässlichkeit: Gibt das Messergebnis tatsächlich das wieder, was mit der Kennzahl ausgedrückt werden soll?
– Aufwand: Ist der zeitliche und finanzielle Aufwand zur Ermittlung der Kennzahl überhaupt gerechtfertigt?
Diese und ähnliche Fragen sollten sich Handwerker und Unternehmer immer wieder von neuem stellen.
Wie viele Kennzahlen braucht ein Handwerksbetrieb mindestens und wie viele Kennzahlen sollte er maximal haben?
Letztlich ist es die jeweilige Unternehmensstrategie, die die Kennzahlen vorgibt. Sehr oft haben Unternehmen wirklich auch zu viele Kennzahlen; dann ist niemand mehr in der Lage, die vielen Daten und Informationen zu erheben, zu überblicken und auch steuernd damit einzugreifen.
Deshalb gilt es für Handwerker sich zu fragen: Wie will ich mein Unternehmen entwickeln? Wie sieht mein Weg dahin aus? Wie ist die Strategie? Und welches sind die Schlüsselindikatoren und Schlüsselkennzahlen, anhand derer ich erkennen kann, ob ich mich noch auf dem richtigen Weg befinde oder ob ich mich von meiner Planung entfernt habe.
Inwieweit sind Anpassungen an der Route zulässig, wenn der Handwerker merkt, dass er die geplanten Kennzahlen nicht mehr erbringen kann? Und inwieweit darf sogar das Ziel geändert werden?
Das langfristige, strategische Ziel, das gesetzt wurde, sollte ein Handwerksbetrieb immer im Blick behalten; die Route aber darf natürlich Änderungen erfahren – jedoch sollten diese Änderungen noch immer der Strategie entsprechen, die sozusagen die Leitplanken vorgibt.
Aber natürlich muss ein Unternehmer in Zeiten wie diesen reagieren. Wenn beispielsweise, das prognostizierte Wachstum nicht eintritt und die Aufträge wegbrechen, muss der Handwerker reagieren und die Route anpassen. Das ist eine große Herausforderung. Der Unternehmer muss unter Umständen in die Kostenstruktur des Betriebes eingreifen, um den Rückgang irgendwie aufzufangen. Die Herausforderung ist, sich wirklich bewusst zu überlegen, welche Kosten wirklich abgeschnitten werden können und welche trotz allem fortgeführt werden müssen, damit das Unternehmen zukunftsfähig ist.
Werden sämtliche Kostenstellen unüberlegt gekürzt, spart sich das Unternehmen zu Tode, denn sobald es konjunkturell wieder aufwärts geht, hat es die Kapazitäten nicht mehr, um den Aufschwung mitzumachen. Deshalb gibt es die meisten Insolvenzen auch nicht dann, wenn sich die Wirtschaft in der Talsohle befindet, sondern dann, wenn die Konjunktur wieder anzieht.
Ein einfaches Beispiel
Bilanzverkürzung zur Verbesserung der Liquiditätskennzahlen
Der Handwerker A reduziert das Fremdkapital um 600 Einheiten, mit dem Effekt, dass weniger Zinsen bezahlt werden und dass die Verfügbarkeit von Liquidität steigt.
Diese Verschlankung wird im Unternehmen Energien freisetzen, sofern alle Mitarbeiter eingebunden werden. Einbinden bedeutet nicht anordnen, sondern mitdenken und mitentscheiden. Urplötzlich werden Ideen generiert, wie es auch anders gehen könnte.
Diese neu gewonnenen Energien können einerseits in eine Verbesserung der Liquiditätslage des Unternehmens investiert werden, um es damit agiler und flexibler zu machen. Andererseits verbessern sich die Ergebnis- und Bilanzstruktur und damit die Rentabilität, was wiederum positive Auswirkungen auf wichtige, von Investoren genutzte Kennzahlen hat.
Hinzu kommen ein besseres Rating und somit bessere Finanzierungskonditionen.
Nicht nur Banken nutzen das „Rating“ als Instrument zur Beurteilung. Auch Lieferanten bewerten ihre Kunden und gestalten ihre Preise je nach „Risikokoeffizient.
Eine gute Liquiditätslage hat nicht nur Einfluss auf die Unternehmensbewertung, sondern auch auf weitere wichtige Elemente im handwerklichen Betrieb. Gerade in schwierigeren Zeiten sollte einem Unternehmen stets genügend Liquidität zur Verfügung stehen, um Investitionen durchzuführen. Nur so kann aus eigener Kraft neuer Handlungsspielraum geschaffen werden, der als Basis für Wachstum dient.
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