Arbeitsabläufe optimieren – in 10 Schritten zum Erfolg

Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von einer guten Organisation der Arbeitsabläufe ab. Dies ist zum einen wichtig, um nicht in Arbeit zu versinken und zum anderen, um Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten.

Nachfolgend erklären wir Ihnen in 10 Schritten, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Schwachstellen erkennen. Dadurch sind Sie in der Lage, ihren unternehmerischen Alltag noch erfolgreicher zu gestalten. Im zweiten Teil des Beitrages finden Sie dann noch einige interessante Lesetipps zum Thema.

1. Schritt: Selbstorganisation durch Ordnungssystem

Der erste Schritt, um effizient arbeiten zu können, ist ein gut aufgeräumter Schreibtisch. Das Gleiche gilt für den PC. Mit durchdachten Ordnungssystemen lassen sich wichtige Dokumente schneller wiederfinden.

Dazu gehören auch elektronische Rechnungseingangsbearbeitungen sowie die Digitalisierung von Ordnern und Akten. Auf dem Schreibtisch sorgt zudem ein Ablagesystem für entsprechende Ordnung.

Diese auch als Schreibtischbefreier bekannten Ordnungssysteme gibt es in verschiedenen Größen und Ausführungen.

2. Schritt: Feste Zeiten einplanen

Durch einen Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeiten droht ein Verlust der wertvollen Zeit. So ist es deutlich weniger effizient, zwischen dem Schreiben von zwei E-Mails ein Telefonat zu führen, als zuerst die E-Mail zu beantworten und sich dann an das Telefon zu setzen.

Sie können deutlich produktiver arbeiten, wenn Sie sich nur auf eine einzige Sache konzentrieren. Legen Sie sich daher am besten einen Tagesplan an mit festen Zeiten.

3. Schritt: Arbeitszeiten analysieren

Um effektiv planen zu können, müssen Sie natürlich auch wissen, wie lange Sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen. Erfassen Sie daher alle fortlaufend anfallenden Arbeiten über einen längeren Zeitraum mit der dafür notwendigen Zeit.

Nur so erhalten Sie verlässliche Werte. Durch diese Analyse können Sie gleichzeitig erkennen, ob Sie für Tätigkeiten mit geringer Priorität zu viel Zeit benötigen.

4. Schritt: Software nutzen um effizienter zu arbeiten

Aufgaben manuell zu bearbeiten und zu verwalten kostet viel Zeit, mit einer entsprechenden aufgabenspezifischen Software können Sie sich viel Arbeit sparen.

Beispiele sind:

– CRM-Systeme

– Buchhaltungsprogramme

– Office-Programme

5. Schritt: Prioritäten setzen

Setzen Sie Prioritäten. Oftmals werden Sie mehr Arbeit haben, als Sie an einen Tag erledigen können. Fertigen Sie sich daher eine Liste an und arbeiten Sie diese nach der Priorität ab. Dabei sind die wichtigsten Aufgaben immer als erstes zu erledigen.

6. Schritt: Arbeitsabläufe fortlaufend optimieren

Um effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich immer mal wieder einzelne Bereiche vornehmen und das Arbeitsverhalten analysieren und optimieren. Mit neuen Arbeitsbereichen kommt auch immer neuer Optimierungsbedarf hinzu.

Prüfen Sie daher Ihr Arbeitsverhalten und identifizieren Sie Ihre Schwachstellen. Gerade am Arbeitsplatz steckt großes Potenzial, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

7. Schritt: Analyse der Arbeitsabläufe

Nehmen Sie fortlaufend die Arbeitsabläufe genauer unter die Lupe und konzentrieren Sie sich dabei erstrangig auf Tätigkeiten, die Sie ständig ausführen. Dabei werden Sie vermutlich auf die eine oder andere Überraschung stoßen, denn bestimmte Tätigkeiten werden oftmals nur aus purer Gewohnheit erledigt.

8. Schritt: Einsparmöglichkeiten aufdecken

Haben Sie Tätigkeiten gefunden, die nicht notwendig sind? Dann werfen Sie lieber noch einmal einen kritischen Blick auf die Liste und überlegen, ob es bei den angedachten Maßnahmen nicht zu unerwünschten Nebeneffekten kommen kann.

9. Schritt: Umsetzung der Maßnahmen

Durch Ihre Analyse haben Sie sicher Bereiche gefunden, in denen es sinnvoll ist, die Arbeitsabläufe zu optimieren. Verwenden Sie für die Umsetzung Checklisten – diese sind wichtig, damit Sie im Nachhinein auch wirklich nichts vergessen.

10. Durchführung der Optimierung

Nehmen Sie nicht zu viele Änderungen auf einmal vor und arbeiten Sie Ihre Optimierungsliste Schritt für Schritt ab. Erst wenn sich eine Änderungsmaßnahme auch tatsächlich bewährt hat, gehen Sie die nächste an.

Weiterführende Literatur zum Thema

Nachfolgend finden Sie eine Reihe von interessanten Leseempfehlungen zu den Themen Arbeitsabläufe und sich selbst organisieren.

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